Kaufmännische Projektkoordinator - Fördermittel & Finanzen (m/w/d) I Teilzeit

Du findest Fehler im Budget schneller als andere ihre Schlüssel? Genau dieses Talent brauchen wir, damit unser neues Förderprojekt im Bereich Unternehmensnachfolge auch administrativ und finanziell auf einem sicheren Fundament steht. Du baust die Projektadministration von Grund auf auf, behältst Budgets und Fristen im Blick und sorgst dafür, dass alle relevanten Unterlagen vollständig sowie jederzeit nachvollziehbar vorliegen. Dabei arbeitest du direkt mit der Projektleitung zusammen und erkennst frühzeitig, wenn Handlungsbedarf besteht. Worum es dabei geht: Jedes Jahr stehen Zehntausende kleine und mittlere Unternehmen in Deutschland vor der Nachfolgefrage. Bleibt sie ungelöst, verschwinden Betriebe, Arbeitsplätze, Wissen und regionale Wertschöpfung. Wir wollen dazu beitragen, dieses Rückgrat der deutschen Wirtschaft zu erhalten und Betriebe mit verständlichen Informationsangeboten und praxisnahen Veranstaltungen dabei unterstützen, Unternehmensnachfolgen erfolgreich vorzubereiten und umzusetzen. Über uns: NDF ist die auf Fördermittel spezialisierte Marke der Key Progress Makers Advisory GmbH. Wir arbeiten vor allem mit Startups und innovativen Unternehmen, die neue Produkte, Technologien oder Geschäftsmodelle entwickeln und dafür passende Finanzierungsmöglichkeiten suchen. Wir helfen ihnen, Förderpotenziale zu erkennen und anspruchsvolle Vorhaben so zu strukturieren, dass aus einer Idee ein tragfähiges Projekt werden kann. Diese Erfahrung bringen wir nun in ein eigenes öffentlich gefördertes Projekt rund um das Thema Unternehmensnachfolge ein. Rahmenbedingungen: Die Stelle umfasst 19,5 Stunden pro Woche. Die Arbeitszeit kann nach Absprache flexibel verteilt werden. Du arbeitest überwiegend mobil und nimmst gelegentlich an gemeinsamen Terminen in Berlin teil. Start ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt, idealerweise im September 2026. Aufgaben Dein Schwerpunkt liegt auf der Fördermitteladministration, der finanziellen Projektdokumentation und dem Aufbau einer prüfungssicheren digitalen Projektakte. Bei buchhalterischen und personaladministrativen Vorgängen konzentrierst du dich auf die für das Projekt relevanten Unterlagen und arbeitest eng mit der Geschäftsführung, der Projektleitung und unserer externen Steuerberatung zusammen. Du baust eine vollständige digitale Projektakte auf und sorgst dafür, dass Fristen, Nachweise und Unterlagen jederzeit nachvollziehbar dokumentiert sind Du bereitest Mittelanforderungen, Berichte, Änderungsunterlagen und Verwendungsnachweise für das Förderprojekt administrativ vor Du überwachst das Projektbudget, pflegst Kostenstellen und Kontierungen, erstellst regelmäßige Soll-Ist-Auswertungen und bereitest buchhaltungs- und abrechnungsrelevante Unterlagen vor Du stellst sicher, dass Teilnehmendenlisten, Einwilligungen, Veranstaltungsnachweise und abrechnungsrelevante Daten vollständig vorliegen Ergänzend unterstützt du bei der Verwaltung projektbezogener Personalunterlagen, Verträge, Rechnungen, Teilnahmegebühren und offener Forderungen und weist frühzeitig auf Abweichungen oder Risiken hin Du entwickelst klare Vorlagen, Checklisten und digitale Prozesse, damit wiederkehrende administrative Aufgaben zuverlässig und effizient ablaufen Qualifikation Mindestens drei Jahre praktische Erfahrung in kaufmännischer Verwaltung, Buchhaltung, Projektadministration oder Fördermittelmanagement Sichere Kenntnisse in Buchhaltung, Rechnungsprüfung, Belegzuordnung und Kostenkontierung Erfahrung mit Fristen-, Dokumenten- und Nachweismanagement Sehr gute Kenntnisse in Excel oder einer vergleichbaren Tabellenkalkulation Die Fähigkeit, finanzielle und administrative Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen und strukturiert aufzuklären Eine sehr sorgfältige, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise Sehr gutes schriftliches Deutsch und eine klare, verbindliche Kommunikation Einen sicheren und diskreten Umgang mit vertraulichen Personal-, Finanz- und Teilnehmendendaten Die Bereitschaft, dich gründlich in Förderbedingungen…