Executive and Team Assistant

Solaris ist Europas führende Plattform für Embedded Finance. Mit der vollständigen deutschen Banklizenz und dem eigenen, modularen B2B-Tech-Stack befähigt Solaris seine Partner – von KMUs bis hin zu großen, multinationalen Nicht-Finanzunternehmen – konforme, kundenorientierte Bankdienstleistungen anzubieten und so nahtlose Erlebnisse für Kunden in allen Branchen zu schaffen. Solaris wurde 2016 gegründet und hat den Banking-as-a-Service-Markt mit einer einmaligen Kombination aus Technologie und Banking als Pionier geprägt. Solaris hat seinen Hauptsitz in Berlin und beschäftigt 300 Mitarbeiter in Europa. Als Executive + Team Assistant sind Sie Right Hand für unseren CEO und CRO und das organisatorische Herzstück des Frankfurter Standorts. Sie arbeiten täglich an der Schnittstelle von Vorstand, Aufsichtsrat, Mehrheitsaktionär und internationalen C-Level-Stakeholdern – und gestalten zugleich aktiv das Arbeitsumfeld unseres Frankfurter Teams. Die Position ist zu 70 % strategische Assistenz für CEO und CRO und zu 30 % Workplace- und Standortverantwortung. Wir suchen eine erfahrene Persönlichkeit, die mit Vorständen und externen Top-Stakeholdern souverän agiert und gleichzeitig hands-on Verantwortung für unseren Standort übernimmt. Präsenz vor Ort an 4–5 Tagen pro Woche ist Voraussetzung. Your Role Ihre Aufgaben – Executive Assistance (70 %) Right Hand für CEO & CRO Vertrauensvolle Sparringspartnerschaft im Tagesgeschäft: vorausschauend antizipieren, mitdenken, entlasten. Souveräner Umgang mit Vorstandsmitgliedern, Aufsichtsrat, Mehrheitsaktionär (SBI Group), Investoren und internationalen C-Level-Kontakten. Schnittstelle und Sounding Board zwischen Geschäftsleitung, Leadership-Team und externen Partnern – Sie kennen die Themen, bevor sie auf dem Tisch landen. Absolute Vertraulichkeit im Umgang mit strategischen, finanziellen und personellen Inhalten. Meeting Governance & Board-Vorbereitung Organisation, Moderation und Dokumentation strategisch kritischer Meetings – inklusive Management-Board-Sitzungen und des monatlichen Senior-Leaders-Calls. Erstellung von Agenden, Anfertigung präziser Protokolle und Führung von Action-Logs. Nachverfolgung von Beschlüssen und Sicherstellung der zeitgerechten Umsetzung von Follow-ups. Vor- und Nachbereitung von Aufsichtsrats- und Shareholder-Terminen in enger Abstimmung mit dem CEO-Büro Berlin. Strategische Kalender- & Zeitsteuerung Eigenständiges Management komplexer, dichtgetakteter Kalender für CEO und CRO mit klarem Fokus auf strategische Prioritäten. Proaktive Priorisierung, Strukturierung und Optimierung des Zeitbudgets der Geschäftsleitung. Internationale Reiseplanung inkl. Flüge, Hotels, Transfers, Visa sowie umsichtige Routenplanung für Mehrtages- und Multi-Stop-Trips. Präsentationen, Briefings & Kommunikation Erstellung, Formatierung und Aktualisierung von Vorstandspräsentationen, Briefing-Dokumenten und Spreadsheets. Aufbereitung von Hintergrundinformationen und Briefings für Vorstands-, Kunden- und Stakeholder-Termine. Unterstützung bei interner und externer Kommunikation des CEO-Büros. Administrative Steuerung Zentrale Koordination administrativer Prozesse: interne Freigaben, Unterschriftenläufe, Spesenabrechnungen und Travel-Approvals im Auftrag der Geschäftsleitung. Pflege vertraulicher Unterlagen, Ablagestrukturen und Dokumentenmanagement für den Vorstandsbereich. Ihre Aufgaben – Workplace & Standort (30 %) Vorstands- & Stakeholder-Events Organisation hochwertiger Events am Standort Frankfurt: Vorstands-Offsites, Aufsichtsrats-Sitzungen, Investoren-Termine, Kunden- und Partner-Events. End-to-End-Verantwortung von Locationsuche und Buchung über Catering bis zur Durchführung. Lokale Workshop- und Teamevent-Organisation gemeinsam mit People & Culture. Standortverantwortung Frankfurt Repräsentation des Frankfurter Standorts: erste Anlaufstelle für Mitarbeitende, Gäste und Vorstandsbesuche. Sicherstellung eines repräsentativen Erscheinungsbildes und eines erstklassigen Arbeitsumfelds. Sc…